Tendenze: L’INCREDIBILE STORIA DELLA TO-DO LIST - E COME FARNE UNA CHE FUNZIONI DAVVERO


Prima di compilare la lista dei vostri prossimi impegni posate carta e penna e leggete quanto segue. Creare un elenco è un’attività talmente abituale che spesso si ritiene scontata. Che si tratti della semplice lista della spesa o dell’agenda degli appuntamenti di lavoro, ogni giorno molti di noi affidano ad una lista una parte della propria esperienza. Ma perché l’essere umano crea delle liste? Quando è nata questa pratica? E soprattutto perché sembra essere così utile? In un suo recente articolo Belle Beth Cooper, creatrice di contenuti per il web, offre una risposta a questi interrogativi che getteranno una luce sorprendente sulla vostra prossima to-do list. Qui di seguito vi forniamo un abstract dell’articolo.

Tra gli autori che hanno ispirato la sua ricerca sulle to-do list, la Cooper cita lo scrittore Umberto Eco, il quale ha espresso alcune considerazioni interessanti sul motivo per cui le liste sono così importanti per l'uomo: “La lista è l'origine della cultura. E' parte della storia dell'arte e della letteratura. Cosa si propone la cultura? Di rendere comprensibile l'infinito... E come, in quanto esseri umani, affrontiamo l’infinito? Come tentiamo di cogliere l'incomprensibile? Attraverso le liste...”

La semplice struttura della lista ha resistito nel corso del tempo, perché, come sostiene lo scrittore, ha "una magia irresistibile". Ad esempio noi formuliamo le definizioni degli oggetti e le mettiamo alla prova facendo una lista delle loro caratteristiche. Se infatti dovessimo descrivere un animale ad un bambino, lo faremmo con una lista delle sue caratteristiche come il colore, la dimensione, la dieta e l'habitat, indipendentemente dal fatto che questo corrisponda alla definizione scientifica dell'animale o no. L' elenco è dunque il segno di una società molto avanzata perché ci permette di mettere in discussione le definizioni essenziali.

Quando ci sforziamo di esprimere noi stessi, usiamo liste. Le liste ci aiutano a dare un senso al mondo che ci circonda. Racchiudiamo  tutta la follia e l'ambiguità della vita in una forma strutturata di scrittura. In breve compilare liste è un ottimo modo per aumentare il nostro livello generale di felicità e per sentirci meno sopraffatti. E 'un semplice modo di aumentare progressivamente la nostra produttività.

Tutte le  liste hanno come obiettivo l’incremento della produttività: le liste della spesa, le note di memo,  le pianificazioni di eventi e la to-do list non sono altro che variazioni di uno strumento basato sulla  produttività  che ci aiuta a non rimandare una serie di azioni.

La to-do list, ovviamente, è quella a cui dedichiamo più tempo ed energie. In altre parole, non ci sembra di fare fatica quando si tratta di fare una lista della spesa e acquistare tutto ciò vi compare, mentre a volte ci sembra impossibile portare a termine tutti i compiti della nostra to-do list.

quattro suggerimenti per scrivere una to–do list davvero efficace


1. Suddividere i compiti in piccoli obiettivi, per non soccombere all’effetto Zeigarnik

La mente umana sembra essere dotata di un dispositivo innato di promemoria chiamato “effetto Zeigarnik”, che ci tormenta finché  non abbiamo portato a termine un compito. Questo potrebbe sembrare a prima vista una risorsa, ma in realtà l’effetto Zeigarnik non è né utile né salutare, perché provocherebbe uno scollamento tra la parte cosciente della nostra mente e l’inconscio. L’inconscio infatti non sa come portare a termine il compito , ma avverte disagio a causa della sensazione di incompiuto. Per scrollarsi di dosso questa sensazione, “tormenta” la parte cosciente con ricordi riguardanti il compito da svolgere, aumentando notevolmente la soglia di stress.

Se avete sentito parlare del metodo GTD di David Allen, avete familiarità con il concetto di "passo successivo". Si tratta della scomposizione di un progetto o di un compito in una serie di attività più piccole, e nella pianificazione del passo successivo verso il completamento del progetto.

Questo metodo attenua la pressione dell’inconscio , perché esso sa che a un certo punto termineremo il nostro compito, e che sappiamo esattamente come farlo. Ciò che è 'essenziale nella pianificazione di questi “passi successivi” è che contengano poche istruzioni specifiche, effettivamente realizzabili e che non siano in conflitto fra loro.

2 . Stabilire le priorità

Un post di Maria Popova su questo tema racconta la storia di uno psicologo che ha tenuto un discorso al Pentagono sulla gestione del tempo e delle risorse. Prima di iniziare, lo psicologo ha chiesto a tutti i membri del  gruppo di scrivere una sintesi del proprio approccio strategico in 25 parole. L'unica risposta è arrivata dalla sola donna del gruppo:
“Prima faccio un elenco delle priorità: uno , due, tre e così via . Poi cancello tutto dal tre in giù”.

Dato che le to-do list si rendono necessarie quando abbiamo tante cose da fare e non siamo in grado di tenere traccia di tutte nella nostra testa, contengono spesso talmente tanti compiti che non sempre è possibile svolgerli tutti. Dare priorità “spietatamente” sembra essere l'unico modo perché il lavoro più urgente venga effettivamente svolto nel poco tempo che abbiamo.

3 .  Pianificare in anticipo

Ecco un'altra storia bella di come la to-do list si è evoluta nei luoghi di lavoro. Quasi 100 anni fa, Charles M. Schwab era il presidente della Bethlehem Steel Company negli USA. La sua azienda si scontrava quotidianamente con l'inefficienza dei dipendenti e Schwab non sapeva come ovviare a questo intoppo. Così si è rivolto a Ivy Lee, un noto esperto di efficienza.

Lee ha accettato di aiutare l'azienda stabilendo  come compenso la cifra che Schwab avrebbe ritenuto più idonea dopo aver visto i risultati in tre mesi.
Il suggerimento di Lee ad ogni membro del team di gestione della società è stato quello di scrivere alla fine di ogni giorno una to-do list che consistesse dei sei compiti più importanti da svolgere il giorno seguente. Poi è stato detto loro di organizzare la lista in base alle priorità.

Il giorno successivo, gli impiegati avrebbero lavorato concentrandosi su una sola attività della lista alla volta. Alla fine della giornata, tutto ciò che non era stato portato a termine doveva essere aggiunto all’inizio della lista del giorno seguente. Dopo tre mesi l’efficienza della società era migliorata al punto che Schwab ha inviato a Lee un assegno di 25.000 dollari.

Nella vostra programmazione stabilite gli obiettivi della vostra giornata lavorativa la sera prima. Precisare i compiti più importanti da svolgere il giorno seguente vi aiuterà ad evitare perdite di tempo e distrazioni e a sapere su cosa lavorare nell’immediato.

4 . Siate realistici nella pianificazione

È noto che lo scienziato Benjamin Franklin, tenesse delle agende in cui pianificava meticolosamente ogni attività. Tuttavia gli obiettivi che si proponeva erano molto spesso troppo ambiziosi, o richiedevano troppo tempo per essere realizzati, quando non entravano addirittura in conflitto fra loro. Il senso di frustrazione per non aver completato i compiti che si era prefissato lo ha portato a ridefinire le priorità. Se facciamo troppa fatica a completare le nostre to-do list in maniera regolare, abbiamo bisogno di renderle più realistiche. Anche se una to-do list  può essere infinita, il nostro tempo non lo è . Abbiamo bisogno di fa combaciare i compiti che ci diamo con il tempo e le energie che possiamo dedicare loro. Cominciare a pianificare la propria personale routine quotidiana è uno modi più efficaci per diventare un grande list maker.

Come è il vostro rapporto con la to-do list? 
Fateci sapere qual è metodo che funziona per voi.

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